Événements d’entreprise : comment organiser une conférence ?

L'organisation d'une conférence est un excellent moyen d'apporter une contribution active à votre secteur et de devenir un membre actif de votre communauté professionnelle. Bien sûr, il y a d'autres aspects à ne pas négliger : la possibilité de réunir un certain nombre de professionnels, créant ainsi des occasions de se rencontrer, de comparer leurs notes et d'éventuelles nouvelles collaborations. Ces avantages s'étendent à tous ceux qui participent à l'événement, mais il est clair que l'organisateur se trouve dans la position privilégiée d'être le point de contact et le lien de tous les contacts qui seront créés. Par où commence-t-on lorsqu'on organise une conférence ?

Qui ?

Penser à organiser une conférence entière, en partant de zéro et sans aucun soutien est, pour être généreux, plutôt naïf. Et ce n'est pas seulement une question de la charge de travail qui vous sera demandée, mais aussi de la crédibilité que vous voulez attribuer à votre événement. Une réunion qui repose sur l'accord d'au moins deux opérateurs du secteur sera certainement considérée comme plus représentative du secteur qu'une réunion qui pourrait être perçue comme un simple événement d'entreprise. C'est pourquoi il est bon de trouver au moins un coorganisateur. Parmi les avantages du travail en équipe, il y a l'enrichissement que procure la multiplicité des points de vue sur un même secteur d'activité et donc une vision plus claire des besoins et des questions auxquelles la conférence devra répondre.

Quoi ?

Il s'agit d'une étape très délicate. Le choix des bons haut-parleurs peut faire toute la différence entre une salle comble et une salle complètement vide. Le premier paramètre à prendre en compte, et de loin, est l'expertise sur le sujet que vous avez choisi. Vos intervenants doivent être des éléments de l'industrie qui peuvent apporter (ou ont apporté) une contribution significative au débat sur ce sujet particulier. Commencez par les professionnels que vous connaissez et appréciez, mais ne laissez pas les relations personnelles obscurcir votre jugement. S'il y a des professionnels dans votre domaine qui sont particulièrement populaires ou qui ont un public d'"admirateurs professionnels", envisagez d'inviter un ou deux d'entre eux, en prenant soin d'éviter de créer des contrastes entre des personnalités qui peuvent avoir des raisons de se disputer ou de se détester. Bien sûr, vous devrez aussi tenir compte du budget : un jeton de présence est dû à tout le monde, mais si vous invitez une "superstar", attendez-vous à un véritable cachet.

Où ? - choisissez le lieu

On ne le dira jamais assez : trouver le lieu idéal pour un événement est essentiel. Afin d'organiser une conférence réussie, il est essentiel de choisir un lieu approprié, à plusieurs points de vue. Tout d'abord, tenez compte de la logistique et de l'aspect pratique : à moins que votre conférence ne porte sur l'importance de la souffrance pour atteindre vos objectifs, évitez les lieux difficiles à atteindre, trop éloignés des centres de population, mal desservis ou nécessitant des dépenses excessives en matière de transport et d'hébergement. La seule raison de choisir une retraite isolée parmi les forêts de montagne est que la vôtre est une conférence de conifères. Dans tous les autres cas, limitez votre créativité et choisissez des lieux qui ne donneront pas de maux de tête à vos invités : la grande majorité de nos villes disposent d'un large choix de salles, d'hôtels et d'installations d'exposition qui peuvent être loués pour l'occasion.

Quand ? - Dates fixes

La première chose à faire est de consulter le calendrier des événements majeurs de votre secteur. Organiser une conférence lors de sa première édition juste avant le plus grand événement annuel du secteur est un suicide programmé. Choisissez plutôt, si possible, le milieu d'un long intervalle entre deux événements majeurs. Il s'agit d'offrir à vos invités potentiels un stimulus exactement au bon moment, lorsque le dernier événement est passé depuis longtemps le stress et la fatigue accumulés par le voyage sont donc un lointain souvenir mais que le prochain moment de réseautage semble encore trop lointain pour être réellement envisagé. Dans la mesure du possible, évitez de faire coïncider les dates de votre conférence avec de grands événements sportifs, tels que les Jeux olympiques et les championnats du monde, car vos invités, comme tout le monde, risquent d'être distraits et d'ignorer votre communication (ou simplement trop tentés de rester chez eux pour regarder les matchs).

Pourquoi ? - Identifier un thème central

Une conférence, à la différence d'un salon professionnel, n'a pas pour objectif premier de réunir tous les professionnels d'un même secteur d'activité en un lieu donné, à une heure donnée, afin de créer des opportunités commerciales pour l'année suivante. Il s'agit plutôt d'une occasion de se réunir pour aborder une question qui concerne l'ensemble du secteur. Organiser une conférence, c'est donc dicter l'orientation à donner à l'événement. Le choix du bon thème est essentiel. Pour le faire correctement, vous devez connaître votre public et, par conséquent, ses besoins et les points sur lesquels porte le débat professionnel. Un thème efficace sera simple, sans ambiguïté, clairement défini et, surtout, il présentera des avantages objectifs pour les participants à la conférence.

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